omnifocus3透视任务分类实例详解

2023-10-26

上大学之前（好巧，今天9号，高考结束），我们每周的任务数量很明确：本学期几本书的学习、复习。但是步入社会之后，参与项目数量逐渐增加，需要沟通的人也越来越复杂，每日任务不仅在复杂度上有所增加，在维度上也向四面八方扩张。如何在各种复杂的环境下，迅速找到现在需要做的任务，不但可以节约自己的时间，也不至于在见到A同事时说：“我有个事要请教一下，但是是什么呢？我忘了，稍等两分钟，让我从30个任务当中找一找。

要想根据不同的场合，做不同的事情，首先就要对任务进行分类。每个人的工作、习惯都不一样，如图所示是我的分类，仅供参考。

一、任务分类

首先通过建立不同的项目（可以理解成文件夹），区分多种任务。

work。与工作相关的都放在这里。
futurePlan。又细分两种：

1）longPlan：长达3个月、甚至一年的长期计划。这里又可以对每个长期任务进一步细化拆解。
2）deferLong：需要延期再做的任务，即现在设定，但是近期不需要做、甚至不需要关注。当我们设置了defer（推迟）日期之后，在到达此日期之前，它一直是浅灰色的（软件的特性），从视觉上可以对其忽略，不会对当日整体的任务造成干扰。

weekendLearn。需要1个小时+才可以完成，但是在工作日又没时间学的任务。比如工作时发现git rebase与git merge有类似功能，虽然不太理解，但是当日的工作已完成，工作当天没必要也没时间深入研究，这类问题就可以放在节假日花上1、2个小时来学一下。
monthly。周期性完成的任务，比如每月信用卡还款。每周五发组会报告。
leisure。只能在空闲时完成的任务。比如我看见同事买了个手办，我也想在网上看一看。但是这种任务不能占用工作时间。却可以在下班后、吃饭时等休闲时间来完成。其实leisure和inbox有点类似，也属于临时存放。

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二、标签：任务细化的一种属性

TAG标签，是每个任务的属性，可以用于不同场景的筛选。
可以用tag来区分不同的地点，或者区分不同的沟通对象。

地点：公司、家、坐车时、排队时。
人物：RD，PM，UE，QA。有时可能会再具体细分具体到某人。
对于地点的划分，可以在不同的场景下，做不同的事情。有一些耗时较长的任务，就可以安排在车上、排队等这种场合。这也就是为何把坐车、排队当成一种地点，
对于人物的划分，是因为工作中，不同的项目，对应不同的人，需要不同的人跟进，因此用一些tag来区分不同的人，更方便直接。

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三、任务分类实例详解

下面用实际的例子来说明一下任务的分类。假设今天新增以下几个任务：

1）在用git的时候，发现git reset hard太过于暴力，但是我今天的问题已解决了，暂时不需要、也没时间花2个小时深入研究git，因此可以放在周末来研究。
2）元旦去参加婚礼，12.1号要订一张车票。只需要11.30日开始定制抢票即可。在这之前，我不需要关注此任务。
3）拔智齿商业报销单。只能周二交，今天是周三，我最近几天不需要看到这个任务。
4）制定okr（距离截止日期还有1个月）。重要、一定要做，但是距截止日期还很早。
5）晚上回家时拿护手霜，明天带到公司。
6）在家，正准备去公司，快递给我打电话，说在公司一楼等我。
7）调研一个问题，A、B、C同事可能都比较了解，需要吃饭的时候多人讨论的。或者有一个问题，最好是几个人聚餐的时候讨论。
8）收到一个bug通知：导航漂移到公海，我不能复现。站会要和QA确认一下。
9）手机壳颜色随裤子颜色而变化的需求有些疑问，要找PM确认一下。他说他还要再想一想，明天不能给结论，2天之后才可以确认。

分析：

1可以放到weekendLearn项目中。
2、3属于未来的计划，并且近期不需要看到它，避免对今天的工作造成干扰。因此可以设置deferTime，并放在deferLong中。
4属于重要不紧急的任务。可以标记为Flagged，有空闲时间，优先完成此任务。否则重要不紧急的任务就会变成重要紧急的任务。
5和6是根据地理位置的提醒，可以设置tag为家（或公司），当定位点到达地点附近的时候会提醒。
7.我把它当成了一种沟通对象，在tag中加入friend类别。并且放在leisure项目中。
8、9属于比较特别的case，普通的任务管理软件难以细分。

8满足两个条件：1）是工作，2）是QA，只需要在project work中的任务加上QA tag即可。
9是在8的条件之上，又加了一个条件：两天之后再问PM这件事，在明天的会议上，我不需要问她，甚至明天我不需要看到这个to do。为什么不需要看到这个to do 呢，因为在任务非常多的时候，如果遍历每个任务，看哪个合适现在做，非常浪费时间。甚至可能出错。因此区分出不同场景的任务，可以更高效。对于这种case，简单的通过tag就无法解决了，就要使用Omnifocus独特的透视功能。

四、透视

透视是直译的，可以理解成多个规则的交集，即多个条件的筛选。用于特定场景、特殊条件下的筛选。如下几种透视规则：

ImpToday：重要且紧急的任务。满足两个条件，今天截止，并且标记为“重要”。
1）flagged（重要性标记）。2）due soon，即将截止。

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重要，不紧急。虽然截止时间未到，但是必做。需要注意的是不要把这一类任务拖延变成重要紧急。只需要标记flagged即可，软件默认command+5即可切换到Flagged栏。
与QA沟通的工作。针对如上所述的例子8。
满足2个条件：1）在work项目中。2）tag对象为QA或PM。3）状态为Available，可用的。如下是设定的规则。
延期2天后，与PM沟通的工作。针对如上所述的例子9。
满足3个条件：1）在work项目中。2）tag对象为QA或PM。3）状态为unAvailable，不可用的。即deferTime还没到。如下是设定的规则。

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前两种透视参照《高效能人士的7个习惯》。最后两种透视是我工作中用的比较多的规则。透视是Omnifocus高级版的功能，没有做不出来、只有想不到有透视。有了不同的透视，就可以在任意情况下，立刻找到我们需要做的任务。

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