个人电脑
电脑桌面放着各种文件，已经成为多数人的习惯。
一打开电脑，就可以从电脑桌面上看见自己有哪些文件等着处理，当天处理的文件存放在桌面，第二天要用的时候，直接在桌面打开就可以编辑，非常高效。
在不改变使用习惯的情况下，电脑桌面已经成为多数人的关键中转站和文件缓存地。从不同地方到集中保存电脑桌面之后，也不再担心文件被遗忘了。
所有的文件，流经一个主要的通道：电脑桌面。
电脑桌面的文件一般存储在C盘，当电脑出现故障，C盘的资料很容易丢失。所以，我会建立一个基于坚果云的「云端桌面」，把电脑桌面的文件同步到坚果云的「Desktop」文件夹，让电脑桌面的文件与Desktop的文件保持一致。
建立自己的云端桌面，把所有设备的资料统一起来
在电脑桌面的每次修改，比如：删除、重命名、移动、修改、复制和粘贴等操作记录都会同步到云端，再也不用担心电脑桌面的文件突然丢失了，找不回来。
电脑桌面是文件的桥梁，使用起来不用改变习惯而且高效。
我把电脑和手机两个比较常用的场景梳理了一下，分别是：
微信的文件
不同的电脑桌面文件
微信已经成为办公的主要阵地，很多工作上的事情，都会在微信里面沟通，随着使用聊天的时间越来越长，文件也越来越多。聊天内容里面，包含大量的文档、表格、图片和视频等，管理起来，非常困难。文件非常零碎，也占手机空间，给微信瘦身，坚果云开始发挥它的作用。
在微信里面打开文件，用其他应用程序打开，选择坚果云，保存至Desktop文件夹。这样的话，文件就会在手机微信里面，通过坚果云，同步到电脑桌面。
微信的文件，开始慢慢迁移到云端，同步到电脑桌面之后，二次整理就很简单。过去，经常会遇到微信文件三天没打开就被清理了的情况，或者，微信文件被误删，现在同步到电脑桌面之后，实现了文件的汇集，统一对文件整理，不用担心重要的文件会丢失了，工作效率也提升起来。
还有，一个人用几台电脑，怎么同时处理不同电脑桌面的文件？
我有一部联想的台式电脑和一部联想的笔记本，因为大部分工程行业的专业软件，只有Windows版本。所以，工程专业方面的工作，我会在这两部搭载Windows系统里面处理。
另外，我还有一部苹果的MacBook Pro笔记本，用来处理日常的事情，因为一些软件只有macOS系统版本，没有Windows版本。还有一些软件，两种系统的版本都有。这就导致我在这三台电脑来回切换，用起来很不方便。后来，我就想到一个办法，把不同系统的电脑桌面给打通了。
我先把MacBook Pro的电脑桌面同步到坚果云，自动生成Desktop文件夹。接着，在台式电脑C盘里面，找到该电脑的桌面路径，把这个桌面文件夹跟Desktop文件夹合并，一起同步到坚果云。
这样，就完成了不同电脑桌面之间的协作，不管是哪一台电脑在编辑桌面文件，其他两台电脑都会同步最新的内容。既解决了不同电脑之间不断来回切换的问题，又解决了两个不同系统软件兼容与否的问题。
其实，当你没有时间整理的时候，就将某个主题的重要文件先整理好，其他的文件放一边，等有时间的时候，再来处理。
最重要的事，只有一件。
不是每件事都很重要。关键的事情只有那20%，投入更多时间整理关键的20%文件，减少整理80%不重要的文件。
时间和精力总是有限的，当时间紧迫的时候，就把时间给20%的关键文件，这样的话，相当于解决了大多数的文件管理问题。
对于其他没有时间整理的，我会建立一个命名为「Inbox - 收件箱」，把没时间整理，或者短时间内不整理的文件，全部临时存放到这个文件夹。
建立一个属于自己的「收件箱」，让它成为未来的知识库。
打开这个文件夹之后，会有各种格式的文件，比如：Word文档、XMind思维导图、keynote文稿、PSD文件和文件夹等等，各自不相干的内容，都被放在一起了。
这样处理有什么好处呢？一是，不会让重要的时间，浪费在这些不重要的文件整理上面；二是，这些文件可能当前不会用到，而将来某一个时间段会用到，既然是花了时间的成果文件，就不要浪费，存放在这里，以后要用的时候，还可以找回来。三是，因为这些文件是重要不紧急的，可以利用碎片化的时间来整理，不会耽误重要的时间。
当你没有时间整理，或者，不想整理，就只整理关键的20%文件。
印象笔记是我每天用的最频繁，存放了8000+条笔记，主要用于记录「文字」相关的内容。
它作为个人知识管理体系，跟私人图书馆一样，我会把自己所思所想存放在里面，要用的时候就搜索一下。虽然高级用户上传流量不受限制，但单条笔记超过了200M，就放不了，再加上图片、视频和各种文档放在印象笔记管理起来不高效。
所以，文件管理，我会用「坚果云」，然后把两者最好的优势充分结合在一起。
文件数量越来越多，为了多台电脑同时使用，我会把本地的文件同步到云端，完成文件的无缝对接。
从2010年管理项目开始，梳理了一套简单的系统。一开始想着，一年做一两个项目就差不多了，就按这个体量来设置。后来，一年做了十几项目，文件管理系统就无法正常运转。后来，一个月十几个项目，同时跟三十多个人，十多家公司协作，突然感觉，整个系统快崩溃了。
于是，我开始把本地文件和云端系统结合在一起，开始充分利用两者之间的协作，快速迭代一个长期不受体量增加而崩溃的系统。现在搭建系统主要考虑几个方面：
延伸包容性，适用于未来几年
一套独特的文件管理语言
自循环
把实际的工作流程「无感」融入到文件管理中，不仅仅只是从当前的工作出发，还要考虑将来的团队成员扩张；为了减少沟通的成本，新员工一入职就可以快速了解公司整体的情况，让老员工与新员工之间顺畅沟通，打造一套属于团队的独特文件管理语言，让这个文件管理系统，不受存放时间和存放路径的影响。
这些事做完以后，还要考虑，让文件自己「流动」起来，处于一种「活着」的状态，而不只是放在电脑里面，要充分发挥文件的价值，一次又一次自动迭代。
坚果云有两种文件夹：
我的坚果云：跟别人「无关系」，只放自己的文件
多人同步文件夹：跟别人「有关系」，涉及与他人协作
「我的坚果云」文件夹
这个文件夹，从一开始注册坚果云，就诞生了，无法删除。存放在「我的坚果云」的文件，只能分享，无法跟别人共享，适合存放个人的所有文件。
这样，当一个文件产生，你就知道它该放到那里。自己的，就放「我的坚果云」；其他的文件，就放到特定的文件夹，很清晰明确地知道，你所有资料该放在哪里。
为什么我会说个人的资料放在「我的坚果云」？因为这个文件，是与生俱来的，不能删掉，而且所有文件的操作记录会同步到云端。比如：分享链接，操作日志、电脑已删除文件，全部被保存在云端。当你哪一天想找回几年前已经删除的资料，你就可以在坚果云里面找回来。
「我的坚果云」是文件管理中枢，可以按照工作状态来制定文件夹分类系统：
收集，开始工作状态
整理，进入工作状态
归档，完成工作状态
在实际工作中，开始一个新的项目，都会先收集，再整理，做完之后归档。大体上是这样流程。
「多人同步文件夹」
可以存放跟别人协作的文件，文件夹命名当时根据自己的需求来调整。通俗一点就是这个文件夹同步以后，不管是创建人还是协作者的每次修改，互相都能看到最新的修改内容，就好像在用同一台电脑。
等你个人账号加入到某个团队之后，对两个维度的划分，体会就更深，前期可能只是自己一个人用，后期如果是团队使用的话，对文件夹进行这样的划分，帮助就非常明显。
如果公司的业务主要是以公司内部为主，可以用部门的形式来划分，把财务部、行政部、运营部等部门文件夹并列到「我的坚果云」下方，用部门的组织框架来完成团队内部成员之间的协作。
如果公司的业务主要是与其他公司对接的比较多，可以用公司的全称作为文件夹的名称，并列到「我的坚果云」下方，用公司的组织框架来完成团队内部和外部的协作。
当文件同步在电脑本地的时候，我们可以通过电脑本身自带的属性，例如「名称」「修改日期」「大小」「种类」来去快速找到自己需要的文件。点击「名称」，可以按照名称来排列所有的文件；点击「修改日期」，可以让文件修改的日期自动排列。
电脑自带属性
在电脑里面，如果是最近使用的文件，还可以在侧边栏里面显示「最近使用」这个文件夹，那么，你最近所有编辑的文件，都会出现在这个文件夹里面，即使你刚刚关闭，忘记是什么文件，你也可以通过这个「最近使用」文件夹找到自己想要的文件。
「最近使用」文件夹
在坚果云的网页端也是跟电脑本地具有相同的功能，当我们外出没有使用自己电脑的时候，也可以在云端找到文件，可以通过文件「文件名」「大小」「权限」「修改时间」这些自带的文件属性找到它存储的位置，以便快速找到这个文件。
坚果云云端
搜索、搜索、还是搜索，重要的事情说三遍。
不管文件增加的数量多少，除了采用分类和电脑自带属性之外，最重要，也是使用最多的，应该是「搜索」。
具体的搜索方式参考文章：坚果云「搜索」背后隐藏的效率体系。
除了坚果云本身自带的一个搜索效率体系之外，电脑本地也需要一个强大的搜索引擎，来快速找到我们想要的文件。在这里推荐使用Alfred这个App，安装之后只要按住「option+空格」就可以调出搜索框，再按一下空格，就可以Open file……对电脑本地文件进行深度的搜索。
Alfred搜索
有一种方式可以让你：想到就能找到，找到就能用到。
搜索文件最核心的是「关键词」，就是想到某一个文件的时候，你的第一印象是什么，第一个关键词是什么，这个就是你首先可以搜索的，通过「搜索」来不断深化文件效率体系，完成文件系统的一次次迭代。
有人问过我，文件那么多，也学了各种不同的管理方式，但总感觉真正要找文件的时候，非常吃力，有没有办法能够一劳永逸解决这个问题？
不管是电脑保存的还是同步到网盘的文件，找起来都是一件非常耗时的事情。相同名字或者不同版本的文件太多，很多时候找出来的文件不是自己想要的那个。
两者都可以用
现在我的百度网盘文件1507G，坚果云文件74G，有几十万个文件，一开始要找文件的时候，确实会有些困难，后来在慢慢搜索过程中，形成了一些系统化搜索的习惯，而且根据实际的搜索情况来调整文件分类方式和命名规则。持续搜索，让搜索的系统越来越完善。
让文件为人服务。
不是为了表面的好看，而是为了想到就能找到，找到就能用到。从一开始纯粹的存储文件为目的，到要真正发挥文件的价值，不要在找这些文件过程中浪费时间，消磨耐心。
《如何阅读一本书》对阅读分了四个层次：基础阅读、检视阅读、分析阅读、主题阅读。建立个人知识体系，大多数都会推荐第四个层次的主题阅读，而建立文件管理体系的时候，也同样如此，可以建一个「主题文件夹」。
主题文件夹就是把与之相关的内容集中在同一个文件夹。
比如，我在开设一门新课程的时候，首先会新建XMind思维导图，接着会做Keynote演示文稿，修改JPG格式的的海报，写逐字稿的Word文档，录制成MOV格式的视频。这样的话，我就会产生五种不同格式的文件，这些文件在开始创建的时候，被分散到不同的存储位置。等课程录制完毕之后，我会把他们放在同一个文件夹，进行编号排序，分类存放。
同一主题的事情，尽量集中在同一文件夹处理。零零碎碎的想法就可以串联在一起，利于从整体上把握与这个主题相关的事情。对主题进行整理，做一个系统分类，下次需要开新课程的时候，就将这个架构复制粘贴到新的课程中。
一个主题，一次整理，长期受益。
主题文件夹的诞生，让人不再集中在某一个文件或者某一种格式，而是扩展到更大的文件单位——文件夹。
创建不同主题的文件夹，让不同主题的文件夹构成一个个不同的项目，为后续搭建完善的文件体系做好准备。这样的话，文件管理起来就简单多了。
对于不同主题的文件夹，把命名方式规范化，优化文件夹名字，把文件夹的名字作为关键词搜索的核心方式。
搜索的第一属性，从文件夹开始。
不管是坚果云本身搜索体系，还是第三方搜索软件Alfred，不输入特定的文件格式情况下，首先搜索出来的是文件夹名字。
我的电脑中各式各样的文件非常多，但如果从主题文件夹的角度来看的话，不同主题的内容并不多，将不同的内容归属到不同的主题中，范围就被缩小了，从更大的分类处理文件，会让文件管理变得简单。
当不同主题的文件夹集中在一起的时候，还可以用一个关键词连接，比如，我不同的课程，可以把它合并到「课程开发」，这四个字，就是使不同课程连接的关键词。这样，会让所有不同的课程都归到同一个地方，让不同课程之间产生更多的联系。
独立的一个个文件组成不同的主题，一个个不同的主题构成不同的项目，多个不同的项目就能组成一个文件管理体系。
文件与文件之间存在联系，不再局限于某一个单独文件的眼光去看待文件的管理体系，这样就简单多了。
公用电脑
在搭建团队的组织架构之前，我和每个团队都会进行长时间的交谈，为什么要做这一步呢？是因为要对团队的原有办公协作进行深入的了解，确保在不改变团队的原有的办公方式和工作习惯，把「坚果云」融入到团队管理中。
坚果云就像一张白纸，不会限定你的想象力，怎么去搭建团队，怎么融入个人的基因，要看每个团队管理者的水平，坚果云只是还原了团队的真实协作情况。
每一个团队在建立他的框架的时候，或者说在梳理他们框架的时候，我都会按照他们原有的一个办公方式，不去改变他们原有的一种习惯，然后让整个团队的协作更加系统化、规范化，提升他们的办公效率。
每一个团队的组织框架都是不一样的，所以我们在搭建坚果云团队版的时候，我都会采用思维导图的方式去帮他们梳理出公司的组织架构。
思维导图框架
这是整个团队的一个基本功能，根据每个人的角色、每个人负责的工作，结合具体的工作内容来划分。
比如说：有一些团队我会按照部门的形式，有一些团队我会根据人员的方式，有一些团队我会按照项目的形式，每个团队都有他独特的基因，所以它构成的团队架构也是独特。
它具有唯一性，没有统一的形式，团队在应用过程中，基于坚果云的团队版协作最核心的地方是适合自己的办公体系，原来是怎么运行，现在就怎么运行。
团队协同，是最能够体现坚果云的作用，因为很多资料不是靠一个人去完成，而是要靠整个团队去协同才可以，每个人扮演的角色不同，每个人的做事风格和习惯也不一样，要统一起来，就要避免产生抵触情绪，让他们使用一款不需要怎么学习的简单工具，只要学习的成本足够少，学习困难度足够小，就很容易去坚持使用。
使用坚果云，最终还是要回归到本质「人与人之间的沟通，人与人之间的协作」，工具只是手段，协作才是底层原理。
坚果云作为团队协作的工具，让团队的力量大于简单的1+1，可以不断减少协同的双方的工作量。
比如我们现在要整理资料，就是发送到微信，另存为到电脑桌面，放入制定的文件夹，然后完成同步。其实，这个过程非常耗费时间，时间久了，资料堆积比较多，整理起来的难度就很大，很多就不想去整理，干脆让它在微信里面躺着，如果一不小心按到微信清理，很多文件就无法查看了。
如果有一个文件夹，能够实时让双方知道，相当于文件整理归档的工作协同的小伙伴替你分担了，本来你要百分之一百精力去整理的文件，现在不用了，只要通过短短的一个前期账号注册，教会对方使用就可以了。
一个中心是以「超级管理员」为中心。
在使用团队版的时候，切记不要让团队成员随便建立文件夹，公司各部门的文件夹是公司组织架构的体现，为了避免团队成员根据自己的喜好建立文件夹，造成文件错乱，无法分清是自己创建的还是公司共有文件夹，公司「各部门」的根目录文件夹应该由团队版「超级管理员」建立，并由「超级管理员」统一进行管理。
一个节点是以「管理员」为关键节点。
「超级管理员」作为文件拥有者，部门负责人可以设置为「管理员」，让「管理员」对各个部门的二级文件进行细化管理，「管理员」对于其所属的文件夹具有管理的权限，可以进行修改删除等操作。这样的话，遇到发生员工更换部门、员工新入职、员工离职等变动时，「管理员」就可以对员工进行调整，不用说每次都要「超级管理员」去调整。
在工作过程中，每个部门都有他主要的工作，但是经常会跟其他部门发生交叉的工作内容，对于这种跨部门的合作，只要把主要工作和交叉工作区分一下，把两者分开即可。
部门「管理员」设置权限之后，对要对公司每个成员负责的主要工作内容来进行分配到各个对应的部门中。分配到各个部门之后，对每个人成员进行权限设置，根据实际情况调整这四种权限「上传下载」「只可上传」「只可下载」「只能预览」。
公司是一个完整的组织，各部门的人员都有它主要的工作，比如财务部的人员做财务的工作，行政部的人员做行政方面的工作，每个人都有自己的主要工作，但实际工作中，很容易产生交叉工作，不能说按部门做出绝对的划分。
确定主要工作之后，根据实际需要调整跨部门成员的权限，财务部要查看行政部的部门资料，只要「超级管理员」或「管理员」在「行政部」这个文件夹里面添加一下财务人员的「只能预览」权限就可以了。
团队结构
要改变过去文件管理混乱的的习惯，实现从0到1是最困难的，当跨越了这个初始阶段，就显得容易多了。让每一个文件的管理流程化，不断更新，进入良性的主动迭代。
文件管理可能不会给你带来即时的收获，但可以让团队慢慢形成自己的知识库，可以让团队所有成员提高办公效率。
在搭建团队版过程中，文件夹一多，就很难去记住，不管是按照部门或者项目等形式划分都好，如果都是「与我无关」的文件夹，反而不利于团队的协作。
针对团队的特殊性，我们采取适合的可行方案是按照人员划分团队的体系，用团队里面的人员「姓名」构成团的文件夹体系，因为人本身是「自带属性」的，不是单纯无意义的文件夹，人的姓名比一个冰冷的文件夹更容易被记住。要用什么文件的时候，以「姓名」来定位搜索，准确知道某个人当下处理的工作。
在此之外，我会给团队搭建了一个命名为「SOP」的文件夹，是整个团队共享的文件夹，用于团队存放所有文件的模板库，收集已完成的文稿，并将经手的文件分类梳理升级出一个流程化规范化的标准模板，下次出现同样类型的文件时，就可以直接调用。
让过去所有高效都可以沉淀，也让所有沉淀在将来可以迭代，而不是每次从零开始，减少重复性的工作。
