项目管理第十三章项目相关方管理

项目管理第十三章项目相关方管理

1. 项目相关方管理：包括识别能够影响项目或会受项目影响的人员、团体或组织，分析相关方对项目的期望和影响，制定合适的管理策略来有效调动相关方参与项目决策和执行。其过程包括：
   1. 识别相关方：识别相关方是定期识别项目相关方，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。
   2. 规划相关方参与：规划相关方参与是根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程。
   3. 管理相关方参与：管理相关方参与是与相关方进行沟通和协作，以满足其需求与期望，处理问题，并促进相关方合理参与的过程。
   4. 监督相关方参与：监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。
2. 项目相关方管理的核心理念：
   1. 相关方会受项目的积极或消极影响，或者能对项目施加积极或消极的影响。
   2. 以结构化方法对识别所有相关方、进行相关方优先级排序，以及引导相关方参与，极其重要。
   3. 应正确识别并合理引导所有相关方参与，尽早开始识别相关方并引导相关方参与。
   4. 相关方满意度应作为项目目标加以识别和管理。
   5. 有效引导相关方参与的关键是重视与所有相关方保持持续沟通
   6. 为了实现项目收益，识别相关方和引导相关方参与的过程需要迭代开展。至少要在以下时点开展这些活动：
      1. 项目进入其生命周期的不同阶段。
      2. 当前相关方不再与项目工作有关，或者在项目的相关方社区中出现了新的相关方成员。
      3. 组织内部或更大区域的相关方社区发生重大变化。
3. 项目相关方管理的趋势和新兴实践：
   1. “相关方”一词的外延正在扩大。
   2. 识别所有相关方，而非在限定范围内。
   3. 确保所有团队成员都涉及引导相关方参与的活动。
   4. 定期审查相关方社区，往往与单个项目风险的审查并行开展。
   5. 应用“共创”概念，咨询最受项目工作或成果影响的相关方。
   6. 将团队内受影响的相关方视为合作伙伴。
   7. 关注与相关方有效参与程度有关的正面及负面价值。

识别相关方

1. 识别相关方：是定期识别项目相关方，分析和记录他们的利益、参与度、相互依赖性、影响力和对项目成功的潜在影响的过程。
   1. 主要作用是使项目团队能够建立对每个相关方或相关方群体的适度关注。
   2. 在编制和批准项目章程之前或同时首次开展。

识别相关方的输入：

1、项目章程，2、商业文件，3、项目管理计划，4、项目文件，5、协议，6、事业环因素，7、组织过程资产

识别相关方的工具与技术：

1、专家判断，2、数据收集，3、数据分析，4、数据表现，5、会议

1. 数据收集：
   1. 问卷和调查：问卷和调查可以包括一对一调查、焦点小组讨论，或其他大规模信息收集技术。
   2. 头脑风暴：用于识别相关方的头脑风暴技术包括：
      1. 头脑风暴：一种通用的数据收集和创意技术，用于向小组征求意见，如团队成员或主题专家。
      2. 头脑写作：头脑风暴的改良形式，让个人参与者有时间在小组创意讨论开始前单独思考问题。信息可通过面对面小组会议收集，或在由技术支持的虚拟环境中收集。
2. 数据分析：
   1. 相关方分析：相关方分析会产生相关方清单和关于相关方的各种信息：
      1. 兴趣：个人或群体会受与项目有关的决策或成果的影响
      2. 权利：国家的法律框架可能已就相关方的合法权利做出规定，而道德权利可能涉及保护历史遗迹或环境的可持续性
      3. 所有权：人员或群体对资产或财产拥有的法定所有权
      4. 知识：专业知识有助于更有效地达成项目目标和组织成果，或有助于了解组织的权力结构，从而有益于项目
      5. 贡献：提供资金或其他资源，包括人力资源，或者以无形方式为项目提供支持
3. 数据表现：相关方映射/表现
   1. 权利利益方格、权力影响方格，或者作用影响方格：
      1. 可用于对相关方进行分类：
         1. 基于相关方的职权级别（权力）
         2. 对项目成果的关心程度（利益）
         3. 对项目成果的影响能力（影响）
         4. 改变项目计划或执行的能力（作用）
      2. 适用于：小型项目或相关方关系很简单的项目
   2. 相关方立方体：把权力、利益、影响和作用的要素组合成三维模型，项目经理和团队可据此分析相关方并引导相关方参与项目。作为一个多维模型，它将相关方视为一个多维实体，更好地加以分析，从而有助于沟通策略的制定。
   3. 凸显模型：通过评估相关方的权力（职权级别或对项目成果的影响能力）、紧迫性（因时间约束或相关方对项目成果有重大利益诉求而导致需立即加以关注）和合法性（参与的适当性）/邻近性，对相关方进行分类凸显模型可用于确定已识别相关方的相对重要性。
      1. 适用于：复杂的相关方大型社区或复杂的关系网络
   4. 影响方向：可以根据相关方对项目工作或项目团队本身的影响方向，对相关方进行分类。可以 把相关方分类为：
      1. 向上（执行组织或客户组织、发起人和指导委员会的高级高级管理层）
      2. 向下（临时贡献知识或技能的团队或专家）
      3. 向外（项目团队外的相关方群体及其代表，如供应商、政府部门、公众、最终用户和监管部门）
      4. 横向（项目经理的同级人员，如其他项目经理或中层管理人员）
   5. 优先级排序：大量相关方、成员频繁变化或关系复杂，可能有必要对相关方进行优先级排序。

识别相关方的输出：

1、相关方登记册，2、变更请求，3、项目管理计划更新，4、项目文件更新

1. 相关方登记册：记录关于已识别相关方的信息：
   1. 身份信息：姓名、组织职位、地点、联系方式、以及在项目中扮演的角色
   2. 评估信息：主要需求、期望、影响项目成果的潜力，以及相关方最能影响或冲击的项目生命周期阶段
   3. 相关方分类：用内部或外部，作用、影响、权力或利益，上级、下级、外围或横向，或者项目经理选择的其他分类模型进行分类的结果

规划相关方参与

1. 规划相关方管理：根据相关方的需求、期望、利益和对项目的潜在影响，制定项目相关方参与项目的方法的过程。主要作用：
   1. 提供与相关方进行有效互动的可行计划。
   2. 为满足项目相关方的多样性信息需求，应该在项目生命周期的早期制定一份有效的计划。然后，随着相关方社区的变化，定期审查和更新该计划。

规划相关方参与的输入：

1、项目章程，2、项目管理计划，3、项目文件，4、协议，5、事业环境因素，6、组织过程资产

规划相关方参与的工具与技术：

1、专家判断，2、数据收集，3、数据分析，4、决策，5、数据表现，6、会议

1. 数据分析：
   1. 假设条件和制约因素分析：可能需要分析当前的假设条件和制约因素，以合理剪裁相关方参与策略。
   2. 根本原因分析：开展根本原因分析，识别是什么根本原因导致了相关方对项目的某种支持水平，以便选择适当策略来改进其参与水平。
2. 数据表现：
   1. 思维导图：用于对相关方信息、相互关系以及他们与组织的关系进行可视化整理
   2. 相关方参与度评估矩阵：将相关方当前参与水平与期望参与水平进行比较
      1. 相关方的参与程度可分为：不了解型，抵制型，中立型，支持型，领导型
      2. 应根据每个相关方的当前与期望参与水平的差距，开展必要的沟通，有效引导相关方参与项目

规划相关方参与的输出：

1、相关方参与计划

1. 相关方参与计划：相关方参与计划确定用于促进相关方有效参与决策和执行的策略和行动。相关方参与计划可包括（但不限于）调动个人或相关方参与的特定策略或方法。

管理相关方参与

1. 管理相关方参与：
   1. 与相关方进行沟通和协作以满足其需求与期望、处理问题，并促进相关方合理参与的过程。
   2. 让项目经理能够提高相关方的支持，并尽可能降低相关方的抵制。
   3. 管理相关方参与过程中，需要开展多项活动：
      1. 在适当的项目阶段引导相关方参与，以便获取、确认或维持他们对项目成功的持续承诺。
      2. 通过谈判和沟通管理相关方期望。
      3. 处理与相关方管理有关的任何风险或潜在关注点，预测相关方可能在未来引发的问题。
      4. 澄清和解决已识别的问题。

管理相关方参与的输入：

1、项目管理计划，2、项目文件，3、事业环境因素，4、组织过程资产

管理相关方参与的工具与技术：

1、专家判断，2、沟通技能，3、人际关系与团队技能，4、基本规则，5、会议

1. 沟通技能：在开展管理相关方参与过程时，应该根据沟通管理计划，针对每个相关方采取相应的沟通方法。
   1. 项目管理团队应该使用反馈机制，来了解相关方对各种项目管理活动和关键决策的反应。反馈的收集方式包括（但不限于）：
      1. 正式与非正式对话
      2. 问题识别和讨论
      3. 会议
      4. 进展报告
      5. 调查
2. 人际关系与团队技能：
   1. 冲突管理：项目经理应确保及时解决冲突。
   2. 文化意识：文化意识有助于项目经理和团队通过考虑文化差异和相关方需求，来实现有效沟通。
   3. 谈判：谈判用于获得支持或达成关于支持项目工作或成果的协议，并解决团队内部或团队与其他相关方之间的冲突。
   4. 观察和交谈：通过观察和交谈，及时了解项目团队成员和其他相关方的工作和态度。
   5. 政治意识：通过了解项目内外的权力关系，建立政治意识。
3. 基本规则：根据团队章程中定义的基本规则明确项目团队成员和其他相关方应该采取什么行为去引导相关方参与。

管理相关方参与的输出：

1、变更请求，2、项目管理计划更新，3、项目文件更新

监督相关方参与

1. 监督相关方参与：监督项目相关方关系，并通过修订参与策略和计划来引导相关方合理参与项目的过程。
   1. 主要作用是，随着项目进展和环境变化，维持或提升相关方参与活动的效率和效果。

监督相关方参与的输入：

1、项目管理计划，2、项目文件，3、工作续效数据，4、事业环境因素，5、组织过程资产

1. 项目文件：
   1. 问题目志：记录了所有与项目和相关方有关的已知问题。
   2. 经验教训登记册：在项目早期获取的经验教训，可用于项目后期阶段，以提高引导相关方参与的效率和效果。
   3. 项目沟通记录：根据沟通管理计划和相关方参与计划而与相关方开展的项目沟通，都已包括在项目沟通记录中。
   4. 风险登记册：记录了与相关方参与及互动有关的风险，它们的分类，以及潜在的应对措施。
   5. 相关方登记册：记录了各种相关方信息，包括（但不限于）：相关方名单、评估结果和分类情况。

监督相关方参与的工具与技术：

1、数据分析，2、决策，3、数据表现，4、沟通技能，5、人际关系与团队技能，6、会议

1. 数据分析：
   1. 备选方案分析
   2. 根本原因分析
   3. 相关分析
2. 决策：
   1. 多标准决策分析
   2. 投票
3. 数据表现：相关方参与评估矩阵
4. 沟通技巧：
   1. 反馈
   2. 演示
5. 人际关系与团队技能：
   1. 积极倾听
   2. 文化意识
   3. 领导力
   4. 人际交往
   5. 政治意识
6. 会议：
   1. 状态会议
   2. 站会
   3. 回顾会
   4. 电话会议

监督相关方参与的输出：

1、工作绩效信息，2、变更请求，3、项目管理计划更新，4、项目文件更新